Vad kostar en felrekrytering? Så räknar du fram siffran för ditt företag
Enligt en studie från PwC ligger snittkostnaden för en felrekrytering på 700 000 kronor, medan andra uppskattningar varierar mellan 250 000 kronor och en miljon — siffror som Digitalenta refererar i sin genomgång från 2025. Var i spannet just ditt fall hamnar avgörs av rollnivån och hur många månader felet fick pågå. Räkna därför fram din egen siffra: lönekostnad × månader till ersättare på plats, plus ny rekryteringsomgång, upplärning och produktionsbortfall.
Så räknar du ut vad en felrekrytering kostade dig
Börja med lönekostnaden, alltså lön plus arbetsgivaravgifter, och multiplicera med antalet månader från tillträdesdagen till den dag ersättaren faktiskt är på plats. Räkna hela perioden, inte bara tiden personen var anställd. Vakansmånaderna efteråt hör till samma miss.
Nästa post är den nya rekryteringsomgången. Där ingår annonsering, eventuellt arvode till rekryteringsföretag och de arbetstimmar som går åt till urval, intervjuer och referenstagning. Timmarna kostar pengar även när de inte syns på någon faktura, så sätt en timkostnad på chefens och kollegornas tid och multiplicera med nedlagda timmar.
Hur mycket tid urvalet kräver beror också på verktygen, och automatisering i rekryteringsprocessen påverkar både timmar och träffsäkerhet.
Upplärningen är den post företag oftast glömmer. Introduktion, handledning och internutbildning är en investering som skulle ha betalat sig över flera år, men i stället skrevs av på några månader. Summera handledartimmarna på samma sätt som ovan och lägg till kursavgifter eller certifieringar som följde med.
Sist kommer produktionsbortfallet, och det är nästan alltid den största av de fyra. Tänk på vad rollen skulle ha levererat och hur mycket av det som uteblev: sena leveranser, tappade affärer eller kollegor som gjorde jobbet på övertid. Gör därför två beräkningar, en försiktig och en rimlig, och redovisa båda.
Addera de fyra posterna och du har din totalsumma. Lönekostnaden för månaderna fram till ersättaren och produktionsbortfallet står normalt för den större delen, medan annonsering och arvoden är de poster som är lättast att hitta men minst betydande. Var ärlig med att slutsiffran är en uppskattning. Det är storleksordningen du ska kunna stå för när siffran läggs fram.
| Post | Så sätter du siffran | Tyngd i totalen |
|---|---|---|
| Lönekostnad under perioden | Månadslön med avgifter × månader till ersättare på plats | Hög, växer varje månad felet pågår |
| Ny rekryteringsomgång | Annonsering och arvode plus interna timmar × timkostnad | Låg till medel, men lätt att belägga |
| Upplärning utan avkastning | Handledartimmar × timkostnad plus kurs- och certifieringsavgifter | Medel, högre i komplexa roller |
| Produktionsbortfall | Utebliven leverans eller förlorad affär, räknat i två nivåer | Ofta högst, samtidigt mest osäker |
Direkta kostnader som går att hitta i bokföringen
Börja i huvudboken och plocka ut fyra fakturaspår innan du gissar på något: annonsering, extern rekryteringshjälp, introduktion och utrustning. De posterna har verifikationer, och de är den enda delen av kalkylen där du faktiskt kan skriva exakta kronor.
Annonseringen ligger ofta utspridd. Platsannonser på jobbsajter syns direkt, medan sponsrade inlägg och bakgrundskontroller kan ha bokförts som marknadsföring eller övriga tjänster. Har du använt tester eller referenstagning via leverantör hör de hit också. En tydligare jobbannons från början kan dessutom minska risken att fel kandidater går vidare i processen.
Rekryteringsarvodet är enklast om en byrå anlitades, eftersom det är en enda faktura. Skötte ni urvalet internt finns ingen faktura alls, och då får du använda timkostnaden för de personer som läste ansökningar och satt i intervjuer. Den delen får du räkna fram utan verifikation, men den hör ändå till basnivån.
I lönekostnaden ska hela arbetsgivaravgiften, semesterersättningen och eventuell uppsägningslön eller avgångsvederlag räknas med. Många stannar vid bruttolönen och tappar en betydande del av posten. Lägg också till det som köptes in för personen, exempelvis dator och licenser, plus kostnad för utbildningar som betalats och inte kommer till användning.
Siffran blir användbar först med en justering: varje rekrytering kostar annons, arvode och introduktionstid. Vid en felrekrytering är de pengarna bortkastade i sin helhet, och hela processen får göras om från början. Till det lägger du lönen för tid som inte gav något tillbaka.
| Kostnadspost | Underlag att leta efter | Hur stor del som är merkostnad |
|---|---|---|
| Annonsering | Fakturor från jobbsajter, sponsrade inlägg | Hela beloppet om annonsen måste läggas ut igen |
| Extern rekryteringshjälp | Arvodesfaktura, tilläggsfakturor för tester | Hela beloppet om ny process krävs |
| Intern urvalstid | Kalender och timkostnad per deltagare | Hela den tid som läggs om |
| Lön och avgifter | Lönekörning, slutlön, vederlag | Den del som inte motsvaras av utfört arbete |
| Utrustning och utbildning | Inköp, licenser, kursfakturor | Det som inte kan återanvändas |
Dolda kostnader som väger tyngre än rekryteringsarvodet
Onboardingtiden brukar vara den lättaste posten att rekonstruera i efterhand, ändå hamnar den sällan i kalkylen. Timmarna en kollega satt med i telefonen, dubbelbemanningen under de första kundmötena, behörigheter och rutingenomgångar: allt det är en investering som förväntas betala sig över ett år eller mer. Slutar personen innan dess är hela investeringen borta, inte halva. Därför är en genomtänkt onboarding av extrapersonal och nyanställda viktig redan från första dagen. Bokföringen visar bara en lönerad som ser ut som vilken annan lönerad som helst.
Under uppsägningstiden fortsätter lönen att ticka medan det som kommer in i andra änden ofta krymper. Båda parter vet hur det ligger till, nya uppgifter delas inte ut, och kvarvarande arbete blir förvaltning snarare än leverans. Räkna den perioden separat, för den ser identisk ut i lönesystemet oavsett hur mycket eller lite som faktiskt blev gjort.
Chefens tid är nästa post som sällan får en rad någonstans. Dit hör extra uppföljningssamtal, dokumentation, avstämningar med HR och tiden det tar att förbereda ett avslut med rätt ordning på handlingarna. Lägg till kollegorna som fick täcka upp. Deras insats bokförs ingenstans; den dyker upp som övertid, förskjutna deadlines och uppgifter som skjuts framåt.
Kundsidan är svårast att sätta ett belopp på och samtidigt den som kan bli störst. En kund som fick ett slarvigt svar eller en försenad leverans skickar ingen faktura. Den ringer bara färre gånger nästa kvartal. I verksamheter där en enskild person bär egna kundrelationer, som säljroller eller kundansvariga inom service, kan effekten sträcka sig långt efter att anställningen avslutats.
Sedan finns effekten på gruppen. De som burit extra last i flera månader blir sällan gladare av det, och nästa avhopp riskerar att vara frivilligt och svårare att ersätta. Ett andra avslut i samma team inom ett halvår är inget ovanligt scenario.
Ingen av dessa poster går att räkna exakt. Men sätt en grov nivå på var och en, gärna i veckor eller andel av en tjänst, i stället för att lämna dem utanför. Noll är det enda värde som är garanterat fel.
Tre räkneexempel för timanställd, specialist och chefsroll
Skillnaden mellan nivåerna sitter främst i ersättningstiden. En lagermedarbetare kan vara ersatt på några veckor, medan en chef tar ett halvår eller mer. Samma poster räknas i alla tre exemplen nedan, men tyngdpunkten flyttar sig. Siffrorna är påhittade räkneexempel, inte branschsnitt.
Timanställd i lager som slutar efter tre månader
Här är upplärningen kort och ersättaren finns oftast inom några veckor. Kostnaden byggs i stället av schemaluckor och tappad volym.
- Annonsering och intern urvalstid: 12 000 kr
- Handledartid under två veckors upplärning: 15 000 kr
- Produktivitetsbortfall under de tre månaderna: 40 000 kr
- Övertid och inhyrning under vakansen: 18 000 kr
- Ny rekrytering från början: 12 000 kr
Totalt runt 97 000 kronor. Inträffar det under en högsäsong med fasta leveranstider stiger posten för övertid snabbt, eftersom volymen inte går att skjuta framåt.
Specialist som slutar efter sju månader
En redovisningsekonom med 48 000 kronor i månadslön kostar arbetsgivaren omkring 63 000 kronor i månaden. Rekryteringsarvodet i exemplet är 130 000 kronor, plus cirka 25 000 kronor i intern tid för kravarbete och intervjuer.
Upplärningen tar ett halvår innan personen levererar fullt ut, så onboardinginvesteringen hinner aldrig betala sig. Räknat som ett halvårs halvtidsprestation landar bortfallet kring 220 000 kronor. Lägg till uppsägningstiden, där leveransen i praktiken är låg, och totalen hamnar nära 600 000 kronor. Försenade bokslut och projekt som glider ligger utanför den summan.
Chef med tolv medarbetare
På chefsnivå är den egna lönekostnaden sällan det som avgör. I det här exemplet slutar personen efter nio månader, rekryteringsarvodet ligger på 220 000 kronor och det tar ett halvår att få en ersättare på plats. Under tiden täcker en annan chef upp och tappar tid från sitt eget uppdrag.
Den tyngsta posten är följdeffekterna. Två medarbetare säger upp sig under perioden, vilket drar med sig två nya rekryteringar och två nya upplärningar på ungefär 250 000 kronor. Beslut som fattats på fel grund, exempelvis en omorganisation som får backas, lägger på ytterligare. Totalen passerar lätt en och en halv miljon kronor.
Var kommer siffran 700 000 kronor ifrån?
Beloppet går tillbaka på en undersökning som revisionsföretaget PwC gjorde bland småföretagare med 10–100 anställda. Addilon, som citerar den, beskriver undersökningen som gjord ”för några år sedan” och anger 700 000 kronor som ett minimum. Digitalenta refererar samma PwC-studie men kallar summan snittkostnad, och nämner samtidigt att andra uppskattningar rör sig mellan 250 000 kronor och en miljon. Metod, mätår och urvalsstorlek redovisas sällan i detalj någonstans.
Beloppet används därför på olika sätt beroende på vem som citerar det:
- som genomsnitt, när poängen är att kostnaden är förutsägbar
- som golv, när poängen är att den troligen är högre
- som argument för att köpa in rekryteringshjälp
Den tredje varianten är värd att lägga märke till. Nästan alla svenska sidor som sprider beloppet drivs av rekryterings- eller bemanningsföretag, alltså aktörer som säljer det som ska lösa problemet. Addilons egen slutsats är att en felrekrytering kostar minst tio gånger mer än att anlita ett professionellt rekryteringsföretag. Det behöver inte vara fel, men det är branschkommunikation snarare än oberoende forskning, och det bör vägas in när siffran läggs fram internt.
Hur mycket vikt tål den då? Den bär ett samtal om att risken är stor, men den håller inte som enda underlag i ett investeringsbeslut. Ett belopp från en äldre undersökning bland företag med tio till hundra anställda säger lite om vad en avhoppad lagermedarbetare eller en chef över trettio personer faktiskt kostar just er.
Den stabilare vägen är att räkna på egna löner, egna uppsägningstider och egen ersättningstid, och komplettera med lönenivåer för yrkesgruppen när ni saknar intern jämförelse.
När det lönar sig att betala mer för att sänka risken
Koppla riskbudgeten till ersättningstiden, inte till lönen. En lagerroll som går att fylla på några veckor tål få extra bedömningssteg innan merkostnaden överstiger vad felet faktiskt kostar. En chefsroll där följdeffekterna dominerar tål i princip vilket rimligt bedömningsarvode som helst, eftersom notan vid ett omtag ligger långt över priset på ett extra urvalssteg.
Extra bedömningssteg i din egen process
Digitalenta, som säljer rekryterings- och konsulttjänster, beskriver en kombination av strukturerade intervjuer, psykometriska tester och skräddarsydda arbetsprover som sitt arbetssätt. Metoderna går att köra internt, och då består kostnaden mest av egen tid plus licensavgift för testverktyget. Tre kontrollpunkter avgör om det är värt besväret:
- Går rollens kärnuppgift att simulera på en till två timmar? Då ger arbetsprovet mer än en tredje intervju.
- Har ni fler kandidater än ni hinner bedöma noggrant? Test sorterar, men bara om kravbilden är satt först.
- Hur många veckor lägger extrastegen på processen? Starka kandidater hoppar av under väntan, och det är en reell kostnad även om den inte syns i bokföringen.
Fler bedömningssteg innebär också fler tillfällen att göra fel, och osaklig särbehandling i urvalet är en risk som kan bli dyrare än själva omtaget.
Provanställning, inhyrning och extern partner
Provanställning är det billigaste verktyget på listan, eftersom anställningsskyddslagen tillåter att båda parter avbryter under perioden utan att skäl anges (kollektivavtal kan begränsa upplägget). Skyddet är däremot smalare än det låter. Lönen, onboardingtiden och produktionsbortfallet har du redan betalat när du avbryter, och du står kvar med samma ersättningstid som i räkneexemplen.
Inhyrning via bemanningsföretag med möjlighet till övergång flyttar avvecklingsrisken till leverantören. Priset är en klart högre timkostnad och mindre kontroll över kontinuiteten, eftersom konsulten kan bli aktuell för andra uppdrag. Här blir valet mellan bemanning och rekrytering viktigt, eftersom modellerna fördelar både risk, kostnad och arbetsgivaransvar på olika sätt. En extern rekryteringspartner kostar ett arvode som i de flesta upplägg betalas oavsett hur det går, så värdet ligger i processen och kravarbetet snarare än i en garanti. Väg därför arvodet mot ditt eget beräknade belopp och mot hur lång ersättningstid rollen faktiskt har.
Upplägget används ofta som en väg från inhyrning till fast anställning, vilket ger båda parter mer underlag innan beslutet låses.
Den enkla interna motiveringen bygger på ditt eget belopp gånger risken. Landar beräkningen på 500 000 kronor och du bedömer träffsäkerheten som fyra av fem, är förväntat felbelopp 100 000 kronor. Merkostnader under den nivån är lätta att försvara. Ligger de över är det kravbilden, inte metodkatalogen, som behöver arbete först.
Missas beslutsfönstret ändras dessutom förutsättningarna juridiskt, och det syns i kalkylen. När provanställningen löper ut övergår anställningen i en tillsvidareanställning, och då krävs sakliga skäl för uppsägning samt att omplaceringsmöjligheter har utretts. I praktiken landar många sena avslut därför i en förhandlad överenskommelse med avgångsvederlag och stöd från ombud eller arbetsgivarorganisation, poster som inte finns med i räkneexemplen ovan. Ett beslut i månad tre kostar alltså en annan sorts pengar än samma beslut i månad sju.
Vad det kostar att låta en felrekrytering pågå för länge
Provanställningens sex månader enligt anställningsskyddslagen fungerar bäst som ett beslutsfönster, inte som betänketid. Den som dröjer till månad fem har ändå betalat fem månaders lönekostnad, plus den tid chef och kollegor lagt på att täcka upp.
Kostnadsklockan går på tre ställen samtidigt. Lönekostnaden löper på för en roll som bara levererar en del av det som var tänkt. Teamet tappar tid på handledning och omgjorda uppgifter. Det tredje, och ofta tyngsta, är att nästa rekryteringsomgång skjuts framåt. Varje månad du väntar med beslutet läggs rakt ovanpå den ersättningstid rollen ändå kräver.
Tidslinjen gör större skillnad än lönenivån
Ta en supportroll med 34 000 kronor i månadslön där problemet syns redan i vecka tre. Beslut i månad två ger runt två månaders lönekostnad och en omstart som hinner klaras av i lugn takt. Samma roll med beslut i månad sju betyder fem extra månader lönekostnad, ett halvår av kundärenden som eskalerat i onödan, och en nyrekrytering som landar i den period då du minst av allt vill ha en oinskolad person i telefonen. Tidpunkten driver alltså upp notan mer än lönenivån gör.
Lägen där det är rimligt att vänta
Väntan är försvarbar när problemet går att ringa in och åtgärda, till exempel en introduktion som aldrig blev av eller en handledare som inte fick tid för uppdraget. Sätt då en datumsatt uppföljning i stället för en öppen förhoppning om att det löser sig. Tveksamhet som består efter två dokumenterade uppföljningssamtal brukar sällan försvinna med ytterligare ett kvartal. Uppsägningstider och varselregler skiljer sig mellan avtal, så räkna på ditt eget upplägg innan du bestämmer datumet.
Vanliga frågor om kostnaden för en felrekrytering
Vem bär kostnaden för en felrekrytering, arbetsgivaren eller rekryteringsbyrån?
Arbetsgivaren bär i praktiken nästan hela beloppet, eftersom lön, upplärningstid, produktionsbortfall och avvecklingsarbete stannar internt. En byrås ansvar begränsas normalt till det egna arvodet och till vad som står i uppdragsavtalet.
Kan man få ersättning från en rekryteringsbyrå om kandidaten inte fungerar?
Vissa byråer erbjuder omrekrytering utan nytt arvode inom en viss period, men det är en avtalsfråga och inget branschstandardskydd. Läs villkoren innan uppdraget startar, särskilt vad som räknas som giltigt skäl och hur lång garantitiden är.
Räknas en felrekrytering annorlunda för ett litet företag jämfört med ett stort?
Beloppsposterna är desamma, men känsligheten skiljer sig. I ett litet bolag saknas ofta någon som kan täcka upp, vilket gör att uteblivna leveranser slår igenom direkt, medan ett större bolag oftare kan omfördela arbetet och bär kostnaden som förlorad kapacitet.
Hur lång tid tar det oftast innan en felrekrytering upptäcks?
Signalerna syns i regel redan under de första veckorna, som i exemplet med supportrollen där problemet var tydligt i vecka tre, medan själva beslutet ofta dröjer flera månader. Problemet är alltså sällan upptäckten utan tiden det tar att agera, vilket behandlas i avsnittet om vad det kostar att låta situationen pågå.
Kan kostnaden för en felrekrytering dras av i bokföringen eller skattemässigt?
Lön, arvoden, annonsering och avgångsvederlag är vanliga rörelsekostnader och hanteras som sådana. De dolda posterna, som förlorad produktivitet och nedlagd chefstid, syns däremot aldrig i bokföringen och går inte att dra av, vilket är just därför de brukar underskattas.
